7 tips når du skal velge publiseringsløsning

I et skrekkens eksempel opplevde jeg en aktør som valgte feil. Resultatet var at prosjektet ble over et år forsinket, hele løsningen måtte byttes ut, og at prislappen for feilsteget fort kom opp i en million blanke norske kroner er jeg ganske sikker på. Da jeg for noen år siden var med og arrangerte CMS-dagene, var det nettopp dette som var formålet; å hjelpe deg å velge riktig, og det er det her også.

Kjært barn har mange navn. CMS (Content Management System), WCM(S) (Web Content Management System), ECM (Enterprise Content Management System), med mer er forskjellige måter å si publiseringsløsning på, selv om definisjonene og bruksområdene kan variere. Jeg holder meg først og fremst til CMS-begrepet i dette innlegget.

Mine tips:

1. Velg ikke CMS ut fra pris, men fra behov
2. Velg et CMS med mange leverandører
3. Husk at et CMS har to kostnader; en før og en etter lansering
4. Husk at brukervennlighet har tre sider i et CMS
5. Velg en leverandør du har tro på; kjemi og kompetanse må være på plass
6. Velg en «lokal» leverandør
7. Prioprietær eller Open Source? Ingen av dem er gratis

1. Velg ikke CMS ut fra pris, men fra behov

Behovene dine henger sammen med hva du ønsker å oppnå med nettstedet ditt og hvor stor du er – eller ønsker å bli. Gjør et grundig forarbeid, helt opp til et strategisk nivå; Hvorfor gjør jeg dette? Vil nettstedet være en strategisk, forretningskritisk kanal, eller ønsker du kun en informasjonsplakat for å fortelle at du finnes her? Behøver du nettbutikk? Hvor mye forventer du i så fall å omsette for? Sky eller server? Sett gjerne i gang med interaksjonsdesign også, men det er ingen ulempe å involvere CMS leverandøren tidlig heller.

Når du har funnet ut av dine behov, er det på tide å se etter en løsning. Nedenfor har jeg satt opp en liten pyramide over noen publiseringsløsninger basert på størrelsen og ambisjonene dine. OBS: Merk at dette er mine vurderinger som ligger til grunn her, og systemer kan ha beveget seg og operere i andre segment enn illustrert her. Dette er ingen fasit, så kom gjerne med innspill!)

Jeg har bevisst ikke tatt med Sharepoint som er mer et samhandlingsverktøy og som ofte integreres mot systemene over. Jeg har også utelatt systemer som er mer bransjespesifikke eller rene nettbutikkløsninger.

Merk at selv om jeg har plassert eksempelvis Wordpress nederst, betyr ikke dette at løsningen kun egner seg til blogger og personlige nettsider. Det er et fullverdig CMS, og så vidt jeg vet kjører telenor.com  på Wordpress. Poenget er at siten i seg selv ikke er avansert. Du behøver altså ikke velge fra øverste hylle bare fordi du er en stor aktør. Og det er ikke slik at at SiteCore og EPiServer kun jobber med de største, men jeg tror at løsninger fra øvre SMB og høyere har bedre nytte av disse løsningene.

Behovene dine avgjør!

2. Velg et CMS med mange leverandører

Det finnes kanskje 100-200 forskjellige CMSer i Norge, og enda flere leverandører. Dette er et «guestimate». Det er ikke helt lett å få oversikt, siden mange har et CMS de tilbyr, sånn litt på si’. Mange av dem er helt sikkert gode. Andre bør du holde deg unna. Jeg vil anbefale deg å velge det trygge: Velg et system med mange leverandører. Hvis samarbeidet med leverandøren av ulike grunner ikke skulle fungere – det være seg at du blir nedprioritert, at de ikke klarer å levere, store forsinkelser eller om kjemien rett og slett ikke stemmer – så kan du bare bytte leverandør. Men investeringen i systemet kan du beholde.

Velger du et system med kun én (reell) aktør, risikerer du at 1) systemet ikke oppdateres i nødvendig tempo 2) at de bestemmer seg for å fase ut systemet slik at det ikke supporteres lenger, eller 3) at de går konkurs. Hva da? Jo, enten får du drifte og utvikle systemet selv eller så må du begynne på nytt. Og begge deler er kostbart.

3. Husk at et CMS har to kostnader (minst!)

Når du kjøper en publiseringsløsning har du som regel en pris før og en pris etter implementering. Før-prisen består gjerne av lisenser (hvis det da ikke er åpen kildekode), og en implementeringskostnad. Sjekk om det tilkommer ekstrakostnader på moduler som ikke er del av standardpakken. Her kan det ligge en ubehagelig overraskelse dersom man ikke tar høyde for dette.

Etter-prisen varierer mer. Noen ganger er det "gratis", og andre ganger er det løpende kostnader i form av lisenser. Men husk også at opplæring, drift og vedlikehold også har (eller bør ha) en kostnad. Er systemet brukervennlig er det kanskje ikke behov for særlig opplæring, men sørg for at du får tilstrekkelig. Det blir fort veldig dyrt hvis du må ha leverandøren til å oppdatere innholdet! Og enda dyrere om ingen oppdaterer – da får du lite nytte av sidene dine i det lange løp. 

Regn på kostnadene over en tre-årsperiode, ikke bare det første året. Be leverandørene gi deg en full oversikt før du bestemmer deg.

4. Husk at brukervennlighet har tre sider i et CMS

Jeg er veldig opptatt av brukervennlighet. Steve Krugs bok «Don’t make me Think» er blitt en leveregel. Og de fleste er flinke på dette. Men husk at brukervennlighet må være på plass på to steder i en nettløsning. De fleste husker på kunden i disse dager – det skal bli lett å bli kunde. Men så glemmer de sine egne administratorer og redaktører. Og hvis admin-grensesnittet er så dårlig at ingen oppdaterer innholdet, så vil også siten sakte men sikkert visne og dø. Og du må begynne på nytt. Så sjekk også adminsiden av systemet, og sikre at du og dine får nødvendig opplæring ved behov.

Den tredje siden er brukervennlighet for utviklerne. Er det lett å legge til ny funksjonalitet? Eller risikerer du mye utvikling for hver minste ting? Sjekk også dette.

5. Velg en leverandør du har tro på

Du velger ikke en leverandør for en måned eller to. En riktig god leverandør vil bli mer som en partner og rådgiver for deg. Dere skal vokse sammen og nettstedet skal utvikle seg kontinuerlig. Sørg for at du får en god oversikt over leverandørens kompetanse – sjekk blogger, referanser, media med mer. Virker det som at de kan det de driver med? Får du inntrykk av at de bare gjør som de får beskjed om, eller vil de også utfordre kunden og skape magi inn i prosjektet? Velg en leverandør du har tro på.

Og glem for all del ikke kjemien – det er viktig å ha en leverandør som du ikke bare stoler på, men som du også trives med.

6. Velg en "lokal" leverandør

Med lokal leverandør mener jeg en leverandør du kan ha møter med jevnlig. Aller helst i samme by, men gjerne hele landet eller til og med Skandinavia. Ja, vi driver med internett, så lokasjon burde kanskje ikke ha noen betydning. Men det er utrolig hvor mye man får gjort når man sitter i samme rom! Sørg for å få til noen fysiske møter.

Jeg mener det er et stort fy-fy er å velge en leverandør i en helt annen tidssone. Du rapporterer inn en feil, venter ni timer (nei, vent – da er du hjemme allerede), men når du kommer på jobb dagen etter har du fått mail fra leverandøren med spørsmål om avklaringer som behøves før de får rettet den. Så svarer du, men da sover leverandøren, og sånn fortsetter det.

Kulturmessig skal man ikke undervurdere et langdistanse-forhold heller. Noen sier "ja" og mener "nei", andre gjør nettopp det de får beskjed om, uten å utfordre deg og med det gjøre løsningen bedre. Så må det gjøres på nytt igjen...

Dette er kanskje satt noen på spissen – men ikke undervurder situasjonen – de oppstår oftere enn du tror. Sørg for å ha en lokal tilstedeværelse som passer på deg!

7. Proprietær eller Open Source?

For mange er dette et spørsmål om prinsipp. Men ikke bygg dette prinsippet på kostnader. Ingen av løsningene er gratis, uansett hvordan du snur og vender på det. (Se punkt 3, over)

En open source (les: åpen kildekode) løsning kan ha større fleksibilitet og være et mer «levende» system enn et proprietært (les: lukket kildekode) system, siden det sannsynligvis er mange som jobber inn mot det og utvikler det. Men det er ikke nødvendigvis det. Det finnes også mange gode lisensbaserte systemer som er veldig dynamiske og har god, markedsdrevet kontinuerlig utvikling. Mitt råd er at du uansett spør leverandøren om hva slags utviklingsløp det er lagt opp til de neste årene – og hva som har skjedd de siste årene. Og hvis det ikke finnes noe slikt, ville jeg vært skeptisk.

Jeg skal ikke gå inn i diskusjonen rundt noens prinsipper. Så sverger du til Open Source er eZ Publish, Umbraco, Drupal og WordPress mye brukte løsninger i Norge.

Til sist

Jeg kan nevne en drøss andre ting du bør ta hensyn til, som sikkerhet, hastighet, stabilitet, hosting, referanser, synlighet i søkemotorer, m.m. Men tar du hensyn til punktene over er du et godt stykke på vei.

Det er uansett opp til deg om dere skal lykkes. Gjør du de riktige valgene underveis, og ikke minst de riktige aktivitetene hele veien, vil du lande godt, selv om jeg ikke kan dele ut noen garantier uansett hvilken løsning du måtte velge. Men husk at en nettløsning er en levende kanal, og forvent ikke å bli «ferdig» med den. Sett av tid til kontinuerlig arbeid med den, og den vil tjene deg godt.

Har du andre tips eller erfaringer du vil dele med oss? Er du uenig i noen (eller alle?) av punktene? Tilbakemeldinger setter jeg uansett stor pris på!